Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) is een krachtige manier om samenwerking en vertrouwen te versterken. “SCB helpt opdrachtgevers en opdrachtnemers om samen, vanuit bewustwording te bouwen aan vertrouwen,” vertelt Florens Kneepkens, trainer bij BOB-KOB. “Daarom geef ik de voorkeur aan de term Samenwerkingsgerichte Contractbeheersing.”
SCB bestaat uit drie pijlers: interactie, toetsing en interventie. “Die volgorde is essentieel”, benadrukt hij. “Eerst voer je het gesprek, over risico’s, voortgang en verwachtingen. Je bespreekt samen de voortgang van het project. Daarna kan je toetsen of de afspraken werken. En pas als het echt nodig is, grijp je in.”
Volgens hem kan daar nog verbeterd worden. “Organisaties of projectteams beginnen te snel bij stap twee; ze toetsen omdat het in het plan staat, niet per se omdat er risico’s aan ten grondslag liggen. Dan mis je de kans om tijdig te signaleren en samen te verbeteren. Want een toets is nooit een doel op zich, maar een middel om meer zekerheid te krijgen of de doelstellingen uit de overeenkomst bereikt worden.”
Florens Kneepkens, Directeur Bouw & Infra Adjust en docent SE en SCB bij BOB-KOB
Ook in zijn eigen praktijk, als adviseur bij Adjust, ziet hij dat daar verbetering mogelijk is: “De meeste conflicten ontstaan niet door slechte kwaliteit, maar door gebrekkige of onjuiste communicatie. SCB helpt om die te verbeteren. Ik begeleidde bijvoorbeeld een project waarin opdrachtgever en opdrachtnemer vastliepen. De opdrachtgever vond dat de opdrachtnemer de afgesproken kwaliteit niet leverde, de opdrachtnemer vond dat alles in orde was. Beiden konden het niet aantonen. Met behulp van gezamenlijke risicosessies, een beter contractbeheersplan en verschillende gesprekken ontstond er meer duidelijkheid en nam het wederzijds begrip toe. Beiden hadden namelijk wel de juiste stappen gezet, maar elkaar daarin onvoldoende meegenomen. Zo kun je beter met elkaar samenwerken, en werk je vanuit ‘de geest van de overeenkomst’’.
Tijdens de tweedaagse training Systeemgerichte Contractbeheersing krijgen deelnemers een goed beeld van de werking en toepassing van SCB. Florens: “We behandelen de theorie achter de UAV-GC, het koppelen van risico’s aan toetsen en de relatie tussen kwaliteitsmanagement en betaling. Maar we bespreken vooral praktijksituaties. Wat doe je als een toets niet goed loopt? Hoe formuleer je een toetsbaar risico? Hoe voer je het gesprek als de samenwerking stroef loopt?”
Daarbij oefenen de deelnemers met de volgorde interactie – toetsing – interventie. “In de training leer je om bewust te handelen: eerst het gesprek, dan de toets. Indien nodig kun je dan altijd nog ingrijpen. Maar je voorkomt dat een contract een gevecht wordt in plaats van een samenwerking.”
De groepen bestaan uit deelnemers van opdrachtgevers en opdrachtnemers. Florens: “SCB is relevant voor iedereen die met contracten werkt, zoals contractmanagers, auditors en toetscoördinatoren. Maar bijvoorbeeld ook voor werkvoorbereiders of projectleiders die willen weten waarom bepaalde toetsen plaatsvinden. Of hoe zij de interactie met de opdrachtgever kunnen verbeteren, in lijn met SCB. Door de verschillende perspectieven te belichten, leren de deelnemers zich in elkaars rol te verplaatsen.”
Voor Florens draait de training niet alleen om kennisoverdracht, maar ook om bewustwording. “Ik wil deelnemers laten zien dat contractbeheersing geen administratieve last is, maar een middel om de samenwerking te versterken. We focussen op inzicht in elkaars rol, belangen en verantwoordelijkheden. Zodat iedereen beseft dat je samenwerkt aan één project, met één doel.”
