Hoe kan ik effectief vergaderen?

Door Marcel Dullaart

Hoe krijg je het voor elkaar om de verschillende inzichten over een project goed op elkaar af te stemmen en tot een gedragen besluitvorming te komen? Het voornemen om dit te willen bereiken door bij elkaar te gaan zitten in de keet is vaak niet genoeg om goed met elkaar te vergaderen. Maar hoe moet het dan wel?

 

Marcel Dullaart, manager, trainer en coach bij De Curve en trainer in soft-skills voor BOB-KOB.

Bij overlegmomenten is de voorbereiding erg belangrijk. Daarnaast het naar elkaar luisteren en zorgen dat er overeenstemming wordt bereikt over wat er besloten kan worden. Tot slot het besluit zelf en wie wat doet om het besluit tot een goed einde te brengen. Een voorwaarde is wel dat er een WIJ-gevoel aanwezig is, om gezamenlijk een prachtig project te willen neerzetten. Dit bereik je op een effectieve manier door onderstaande punten toe te passen.

 

Voorzitterschap

Je kent ze misschien wel die vergaderingen die uren duren, waarin iedereen door elkaar roept en er geen besluit genomen wordt. Met een goede voorzitter die onderstaande punten de juiste aandacht geeft kan een vergadering er heel anders uitzien. Het is dan wel belangrijk dat alle deelnemers het overleg serieus nemen en niet alleen vanuit het eigen IK denken en praten.
De voorzitter heeft dan ook als taak de deelnemers erop te wijzen dat iedereen hoofdelijk aansprakelijk is voor het verloop van deze vergadering. Het gaat tenslotte om het gezamenlijke belang. De mening van de voorzitter wordt in het overleg als laatste behandeld, zodat deze niet te sturend is voor de inbreng van de andere deelnemers.

 

Agenda

Stuur van tevoren de agenda toe aan de deelnemers met het verzoek om eventueel eigen punten aan te dragen. Veel staat en valt bij een duidelijke agenda waarin de onderwerpen en de tijd die ervoor is uitgetrokken duidelijk vermeldt staan. Om de vergadering niet onnodig uit te laten lopen, moet voorkomen worden dat er eindeloze discussies ontstaan of dat er over koetjes en kalfjes gepraat wordt. De voorzitter moet de deelnemers daarom opvoeden zich goed voorbereiden, gericht te praten en zich aan de tijd te houden. Spreek ook van tevoren af wie de notulen of besluitenlijst maakt.

Bij overleggen is het allereerst belangrijk dat iedereen weet waarom het overleg of onderwerp er is. Vaak zijn agenda’s niet voorzien van ODAT, Onderwerp, met Doel waarom het onderwerp op de agenda staat, Aanpak hoe men het wil bespreken en de Tijd die men er aan wil besteden.
Samen met onderstaande procesaanpak, die alle deelnemers kennen, vergroot dat de kans op een ‘wij-gevoel’ (tenslotte kunnen belangen uiteenlopen) en een gedragen, goed besluit in een doelmatig proces.

 

Voorbereiding

Bereid je goed voor op een vergadering. Dat zorgt ervoor dat je jouw standpunt al hebt uitgedacht en dit niet pas in de vergadering gebeurt.

 

Tijdens de vergadering

Gebruik je de vergadering om op je tablet of smartphone je mail bij te werken? Dan is je aandacht niet bij het overleg, bovendien erger je je collega’s hiermee. Doe mee met het overleg en hou je aandacht erbij!

 

Doelen en proces in termen van BOB-model

Soms denkt de één dat er een besluit genomen moet worden en de ander vindt dat er nog eerst geïnventariseerd moet worden. Of het onderwerp staat alleen ter informatie op de agenda.

Het is dan ook handig om het doel te formuleren volgens de BOB-formule:

 

  • Beeldvorming: Wat speelt er allemaal rondom dit onderwerp, wat is het probleem en wanneer is het opgelost, wat zijn beslissingscriteria, hoe zwaar wegen deze. (Maak een matrix bij complexe besluitvorming.) Hebben we alle informatie? Ga eerst luisteren in plaats van direct met oplossingen te komen. Eerst luisteren levert uiteindelijk meer tijdwinst en beperking van onnodige (faal)kosten op. Probeer de ander te begrijpen in wat ie zegt (vat het eventueel samen om er zeker van te zijn dat je het goed begrepen hebt). Begrijpen is iets anders dan het ermee eens zijn, maar vergroot wel de onderlinge betrokkenheid en verstandhouding.
  • Oordeelvorming: welk besluit of welke oplossing past waarom en hoe goed? Zijn we het eens over de voorwaarden die nodig zijn om tot een goed besluit te komen; welke zorg/pijn/kosten minimaliseer je ten maximale als je tot een goed besluit komt?
  • Besluitvorming: deze beslissing nemen we en wel hierom. Wat gaan we doen (wie doet wat wanneer of vóór wanneer)? Wordt dit breed gedragen?

Alleen bij het nemen van besluiten doorloop je het hele proces. Soms is het voldoende om alleen te brainstormen over welke zaken een rol spelen en hoef je pas later een besluit te nemen.

Afronding

Na elk agendapunt vat de voorzitter het besluit nog eens samen. Het is hierbij niet de bedoeling dat de hele discussie over dit punt nog eens herhaald wordt.
De notulist maakt het verslag, maar alle deelnemers noteren zelf welke acties ze moeten nemen naar aanleiding van het genomen besluit.
Tot slot wordt kort na de vergadering de besluitenlijst verzonden.

 

Ik wens je een effectieve vergadering toe!

 

Neem telefonisch of per mail contact met ons op

079 - 325 24 50

info@bob-kob.nl